Congirus · Platform voor wetenschappelijk congresbeheer
Het congressecretariaat in één paneel
Van de call for abstracts tot het deelnamecertificaat lopen de processen van een congres in één systeem. Ook de eigen website van het evenement wordt vanuit hetzelfde paneel gebouwd. Het secretariaat kan een groter deel van zijn tijd besteden aan de wetenschappelijke inhoud van het evenement.
Uitgangssituatie
Bij congresbeheer is een groot deel van het werk van buitenaf niet zichtbaar
Wat deelnemers van een congres zien, is het programma. Daarachter schuilt een aanzienlijke hoeveelheid werk: honderden inzendingen verzamelen, elk aan een passende reviewer toewijzen, vertragingen opvolgen, acceptatie- en afwijzingsbrieven opstellen, deelnamegelden innen, betaalbewijzen matchen, sessieconflicten oplossen, badges drukken en bij de zaaldeur de presentie vastleggen.
Wanneer het grootste deel daarvan via e-mail en spreadsheets verloopt, besteedt het secretariaat een groot deel van zijn tijd aan opvolging in plaats van aan wetenschappelijke inhoud, en worden afzonderlijke zaken gemakkelijk over het hoofd gezien.
Congirus brengt die keten samen in één systeem. Welke inzending in welke fase zit, wie hoe lang wacht en welke betaling openstaat, is zichtbaar in één lijst.
Voor wie
Beoogde instellingen
Universiteiten en faculteiten die congressen, symposia, conferenties en workshops organiseren. Wetenschappelijke genootschappen en vakgemeenschappen. Beroepsorganisaties en kamers. Onderzoekscentra en evenementenafdelingen van overheidsinstellingen.
Het platform is geschikt voor één evenement en evengoed voor instellingen die meerdere evenementen per jaar organiseren. Het organisatieaccount is permanent: elk nieuw congres wordt onder hetzelfde account geopend en het archief van eerdere evenementen blijft bewaard.
Omvang
Wat het systeem omvat
Eén organisatieaccount · één auditspoor.
| Module | Omvang |
|---|---|
| Organisatie- en congreskern | Meerdere congressen onder één organisatieaccount; teams en rollen per congres. |
| Inzendingenbeheer | Verzameling van abstracts en volledige teksten, auteursgegevens en bestandsstroom. |
| Formulierontwerper | Inzend- en beoordelingsformulieren worden in het paneel ontworpen. |
| Beoordelingsstroom | Per congres ingericht reviewproces; termijnbewaking en herinneringen. |
| Programma en agenda | Programmaopbouw, conflictwaarschuwingen, agenda en programmaboek. |
| Deelname en gelden | Deelname met en zonder bijdrage, sessies met beperkte plaatsen, inning van gelden. |
| Documenten en certificaten | Deelnamecertificaat, acceptatiebrief, uitnodiging en badge; openbare verificatie. |
| Bundelproductie | Abstract- en volledige-tekstbundel uit de geaccepteerde inzendingen. |
| Check-in en presentie | Presentieregistratie bij de zaaldeur; certificaten zijn op die registratie gebaseerd. |
| Congreswebsite | De eigen site van het congres wordt vanuit hetzelfde paneel gebouwd en gepubliceerd. |
| Rapportage en audit | Cijfers over inzending, beoordeling, betaling en deelname; auditregistratie. |
Moduledetails en actuele functies worden op de productsite gepubliceerd: congirus.com
Werking
Hoe het wordt geëxploiteerd en wat het beschermt
- Cloudplatform
- Congirus wordt geëxploiteerd als cloudplatform. De instelling opent haar eigen account en beheert haar evenementen daaronder. Installatie, updates, back-ups en monitoring verzorgen wij; de instelling hoeft geen servers te beheren. Abonnement en pakket worden in het paneel van de instelling beheerd.
- Verantwoordelijkheid voor deelnemersdata
- Een congressysteem bevat identiteits-, contact- en betaalgegevens van veel mensen. Het systeem vraagt de toestemming van de deelnemer bij registratie en legt die vast. Toegang is rechtengebaseerd; teamleden zien alleen de onderdelen waarvoor zij bevoegd zijn. Persoonsgegevens worden in Türkiye onder de KVKK en in Europa onder de AVG verwerkt.
- Internationale congressen
- Meertalig werken wordt op systeem- en inhoudsniveau ondersteund. Naam van het evenement, locatiegegevens en site-inhoud kunnen in meerdere talen worden vastgelegd; deelnemers dienen in hun eigen taal in en ontvangen berichten in die taal.
- Wanneer beginnen
- Een nieuw congres is binnen korte tijd ingericht. Vóór publicatie van de call for abstracts moeten echter de formulierstructuur, de reviewerpool en de beoordelingsregels vaststaan; enkele weken voor de calldatum beginnen is doorgaans voldoende. Data van eerdere congressen kan worden overgenomen; het archief blijft bewaard.
Vertel ons over uw congres
Een demogesprek volgt uw eigen congresproces. Het verwachte aantal inzendingen, het aantal reviewers waarmee u werkt en uw tarievenstructuur zijn de vertrekpunten om te laten zien hoe het systeem dat werk opvangt.