Congirus · Plateforme de gestion d’événements scientifiques
Le secrétariat du congrès dans un seul panneau
De l’appel à communications à l’attestation de participation, les processus d’un congrès se déroulent dans un même système. Le site de l’événement se construit depuis le même panneau. Le secrétariat peut consacrer une plus grande part de son temps au contenu scientifique de l’événement.
Point de départ
Dans l’organisation d’un congrès, une grande partie du travail n’est pas visible de l’extérieur
Ce que les participants voient d’un congrès, c’est le programme. Derrière se trouve un travail considérable : rassembler des centaines de communications, affecter chacune à un évaluateur pertinent, relancer les retards, préparer les lettres d’acceptation et de refus, encaisser les frais d’inscription, rapprocher les justificatifs de paiement, résoudre les conflits de sessions, imprimer les badges et enregistrer les présences à l’entrée des salles.
Lorsque l’essentiel de ces tâches passe par la messagerie et des tableurs, le secrétariat consacre une part importante de son temps aux relances plutôt qu’au contenu scientifique, et certains éléments sont facilement oubliés.
Congirus rassemble cette chaîne dans un seul système. L’étape où se trouve chaque communication, qui attend depuis combien de temps et quel paiement reste dû apparaissent dans une seule liste.
Pour qui
Établissements visés
Universités et facultés qui organisent congrès, colloques, conférences et ateliers. Sociétés savantes et communautés scientifiques. Ordres et chambres professionnels. Centres de recherche et services événementiels d’organismes publics.
La plateforme convient à un événement unique comme aux établissements qui en organisent plusieurs par an. Le compte de l’établissement est permanent : chaque nouveau congrès s’ouvre sous le même compte et l’archive des événements précédents est conservée.
Périmètre
Ce que couvre le système
Un compte d’établissement · une piste d’audit.
| Module | Périmètre |
|---|---|
| Établissement et noyau du congrès | Plusieurs congrès sous un même compte ; équipes et rôles par congrès. |
| Gestion des communications | Collecte des résumés et textes intégraux, données des auteurs et circulation des fichiers. |
| Concepteur de formulaires | Formulaires de dépôt et d’évaluation conçus depuis le panneau. |
| Flux d’évaluation | Processus d’évaluation configuré par congrès ; suivi des délais et relances. |
| Programme et agenda | Construction du programme, alertes de conflits, agenda et livre du programme. |
| Participation et frais | Participation avec ou sans communication, sessions à jauge, encaissement des frais. |
| Documents et attestations | Attestation de participation, lettre d’acceptation, lettre d’invitation et badge ; vérification publique. |
| Production des actes | Recueil de résumés et actes à partir des communications acceptées. |
| Émargement | Enregistrement des présences à l’entrée des salles ; les attestations reposent sur cet enregistrement. |
| Site du congrès | Le site propre du congrès se construit et se publie depuis le même panneau. |
| Reporting et audit | Indicateurs de dépôt, d’évaluation, de paiement et de participation ; journal d’audit. |
Le détail des modules et les fonctionnalités à jour sont publiés sur le site produit : congirus.com
Fonctionnement
Comment il est exploité et ce qu’il protège
- Plateforme cloud
- Congirus est exploité comme une plateforme cloud. L’établissement ouvre son propre compte et y gère ses événements. Installation, mises à jour, sauvegardes et supervision sont assurées par nos soins ; l’établissement n’a pas de serveurs à administrer. L’abonnement et la formule se gèrent depuis le panneau de l’établissement.
- Responsabilité des données des participants
- Un système de congrès contient les données d’identité, de contact et de paiement de nombreuses personnes. Le système recueille le consentement du participant à l’inscription et en conserve la trace. L’accès est fondé sur les droits ; les membres de l’équipe ne voient que les espaces qui leur sont ouverts. Les données personnelles sont traitées selon la KVKK en Türkiye et le RGPD en Europe.
- Congrès internationaux
- Le fonctionnement multilingue est pris en charge au niveau du système et du contenu. Nom de l’événement, informations de lieu et contenus du site se définissent en plusieurs langues ; le participant dépose dans sa langue et reçoit ses notifications dans celle-ci.
- Quand démarrer
- Un nouveau congrès se met en place en peu de temps. La structure des formulaires, le vivier d’évaluateurs et les règles d’évaluation doivent toutefois être arrêtés avant la publication de l’appel ; commencer quelques semaines avant la date de l’appel suffit en général. Les données des congrès précédents peuvent être reprises ; l’archive est conservée.
Parlez-nous de votre congrès
Une démonstration suit votre propre déroulé. Le nombre de communications attendues, le nombre d’évaluateurs avec lesquels vous travaillez et votre structure de frais sont les points de départ pour montrer comment le système prend ce travail en charge.